”Vi vet att vi borde byta, men… det känns som ett för stort projekt.”
En fullt förståelig tanke.
För även om många är trötta på långsamma processer, felräkningar och manuella korrigeringar så känns ett systembyte ofta som ett berg att bestiga. Vem har ens tiden? Hur kommer bytet att påverka verksamheten? Vad händer om det inte fungerar?
Men utvecklingen har gått fort. Vad som kändes som Mount Everest för tio år sedan är i dag en fridfull dagsvandring med minst ett par ordentliga kaffepauser över Mösseberg i Falköping.
Så låt oss i lugn och ro gå igenom hur ett byte av lönesystem faktiskt går till såhär på tjugotalet.
De flesta företag sitter i system som fungerar. Lönerna betalas ut, rapporter kan tas fram (men bara av en person), det finns rutiner för justeringar och rättelser när det behövs och livet på löneavdelningen rullar på.
Men allt det där tar många onödiga timmar i anspråk. Ett antal kontrollvändor behöver göras och ett stort personberoende råder. Varje gång verksamheten förändras – kanske utökas personalstyrkan med fler anställda, nya arbetstider införs, tillfälliga avvikelser tillkommer – blir det ännu ett lager av manuell hantering.
Det blir ineffektivt, riskabelt och ofta frustrerande. Att byta till ett automatiserat lönesystem handlar alltså inte bara om att förenkla lönekörningen, utan om att få bättre kontroll – och mer tid.
Oftast är det vi människor som utgör det största hindret för ett systembyte. Man gillar ju sina rutiner, håller gärna hårt i vanor – och det är helt naturligt. För att ett systembyte över huvud taget ska bli aktuellt gäller det därför att förklara syftet och tankarna bakom. Det ska kännas som en inspirerande möjlighet snarare än ett jobbigt projekt.
Och när det dessutom är enkelt att komma igång – som i Payap där medarbetarna loggar in direkt med BankID utan krångliga inställningar, konton eller lösenord – blir tröskeln ännu lägre.
Här är våra bästa tips:
1. Gör det konkret.
Visa vad som kommer att förändras i vardagen på kontoret. Att lönekörning går snabbare är förstås en fördel, men ännu bättre känsla får löneadministratören av att höra ”du kommer att slippa sitta med det manuella semesterårsskiftet i april”.
2. Låt fler vara med.
Involvera inte bara löneavdelningen, utan också HR-, ekonomi- och IT-avdelningen. Det skapar trygghet och engagemang, och ju fler ögon, desto fler behov upptäcks.
3. Våga prata om rädslorna.
Det är ok att vara skeptisk. Många har varit med om systembyten som dragit ut på tiden eller krånglat till det dagliga arbetet under lång tid. Skillnaden nu är att tekniken kommit ikapp verkligheten.
Förvånansvärt enkelt. I Payap har vi gjort implementeringen till en process som kräver minimal insats från kundens sida. Hör bara vad Joe Ellis, lönechef på JOE & THE JUICE, hade att säga efter att vi hjälp dem implementera Payap i sin organisation:
“Jag var ärligt talat chockad när jag insåg att systemet redan var igång. Det tog bara 4 timmar vilket inom lön är en enorm bedrift.”
Läs mer om deras upplevelse här om du är nyfiken.
Att implementationen går så snabbt beror på flera saker:
Du kan rent krasst gå från testmiljö till skarp drift på förmiddagen och köra din första lönekörning innan lunch.
Det finns några vanliga misstag som du enkelt kan slippa undan om du tänker igenom saker och ting noga i förväg. De är framför allt:
Att byta lönesystem behöver inte längre vara ett mastodontprojekt. I dag är det snarare än en ren förbättring. Och den märks redan första dagen.
Vill du ha mindre stress, mer tid över och bättre kontroll över lönehanteringen?
Testa själv och se hur enkelt det faktiskt kan vara.
Låt oss visa dig hur ett modernt lönesystem ser ut! Skriv din e-postadress nedan för en guidad rundtur i systemet.